اصول نگارش کارامد

ارزشیابی مهارت های نگارش

اصول نگارش کارامد، مجموعه دوم مدیریت موفق است و شامل:

  1. مقدمه
  2. نگارش صریح
  3. درک اصول
  4. ساختاردهی متن
  5. به کارگیری قالب های روزانه

📖مقدمه

آگاهی از چگونگی برقراری ارتباط کارامد از طریق نوشتن، برای کسانی که می خواهند محیط تجاری رقابتی امروزی را توسعه دهند، حیاتی است. اصول نگارش کارامد یک ابزار در دسترس است که به شما در مواجهه با چالش ها کمک خواهد کرد. این بخش به چهار قسمت تقسیم شده است، هر فصل نیازهای کلیدی برای نگارش خوب را خاطرنشان می سازد: یک سبک مختصر و صریح، دانش مربوط به ساختار و گرامر و چگونگی استفاده از قالب های پایه برای ارتباطات روزانه. چگونگی طراحی تصویر درست، انتخاب مناسب ترین واژه ها برای خواننده، نوشتن پست الکترونیکیِ مختصر و صریح، گزارش ها و نامه ها را به شما نشان می دهد. اطلاعات و راه کارهای ارایه شده در این بخش به شما در تبدیل شدن به یک فرد ماهر در برقراری ارتباط، کمک خواهد کرد. 101 نکته کلیدی مختصر و مفید، اسرار نگارش خوب را به شما نشان خواهد داد و یک پرسشنامه ارزشیابی خویشتن در انتهای بخش به شما کمک می کند تا پیشرفت های حاصله را ارزیابی کنید.

📖 نگارش صریح در اصول نگارش کارامد

در عصر انفجار اطلاعات و ارتباطات، توانایی نوشتن صریح، یک عامل اساسی برای موفقیت های تجاریست. تصمیمات حیاتی ممکن است به واژه های به کار رفته در پست های الکترونیکی گزارش ها و ناممه ها بستگی داشته باشند.

برقراری ارتباط به طور صحیح

  1. یک سبک صریح، یک تصویر ذهنی کارامد را خلق می کند، بنابراین در انتخاب واژه ها دقت کنید.
  2. برای ارتباطات الکترونیکی، همیشه از زبان ساده ای در نوشتن استفاده کنید.
  3. نوشتن به طور مثبت می تواند باعث نفوذ و برانگیختن دیگران شود.
  4. گاهی اوقات یک واژه یا عبارت خاص، همه آن چیزی است که ما به آن نیاز داریم.
  5. چگونگی استفاده از به روزترین شیوه های ارتباطات را فرا بگیرید.

افزایش مهارت های نوشتن

  1. همه مکاتبات غیر رسمی را با سبک جدید، جالب توجه و جذاب بنویسید.
  2. از عناوین برای تقسیم بندی متن های گسترده استفاده کنید.
  3. بار اطلاعات را با محدود کردن متن هر صفحه، کاهش دهید.

شناسایی نگارش خوب

  1. در تجارت روزمره، از روش دوستانه، اما ساده و زیبا استفاده کنید.
  2. به هنگام ارایه اطلاعات، بر روی نکاتی که قصد ارایه آن ها را دارید، متمرکز شوید.
  3. لحن متن خود را می توانید با بلند خواندن آن تعدیل و کنترل کنید.

آماده شدن برای نوشتن

  1. همیشه مطالب خود را به گونه ای بنویسید که خواننده قادر به فهم آن باشد.
  2. آنچه که قصد گفتن آن را دارید، به دقت برنامه ریزی و از یک نسخه کاغذ با دوام استفاده کنید.
  3. اطمینان حاصل کنید که در مورد کلیه اطلاعات، به خوبی جست و جو و تحقیق شده است.
  4. فقط به هنگام آگاهی کامل از مطالب، اقدام به نوشتن کنید.
  5. اطمینان حاصل کنید که تحقیق تان منسجم است.
  6. گزارش های خود را برای حفظ تناسب آگاهی تان درباره دریافت کننده تطبیق دهید.

تعیین سبک نگارش

  1. نگارش خوب، باعث شکل گیری ارتباط بین نویسنده و خواننده می گردد.
  2. نگارش ضعیف، منجر به طرح یک تصویر منفی از نویسنده و شرکت می گردد.
  3. قبل از این که آغاز به نوشتن کنید، مخاطب مورد نظر و اهداف خود را شناسایی کنید.
  4. به هنگام تضعیف ارتباطات، به علت به کارگیری لغات مصطلح، استفاده از آن لغات را متوقف کنید.
  5. بسیاری از لغات، دارای معانی متعدد و یا دارای اختلاف اندکی هستند. سعی کنید که از ایجاد ابهام دوری کنید.
  6. از سطح تخصص و مهارت خواننده آگاه شوید و آن را به خاطر بسپارید.
  7. همیشه سادگی مطلب، از تاثیر بیشتری برخوردار است.

📖 درک اصول در اصول نگارش کارامد

زمانی که از روش های پایه آگاهی دارید، از ابزاری برای نوشتن خوب برخوردارید. صرف زمان برای ایجاد دامنه لغات وسیع و توسعه یک سبک شناور با ساختار و دستورالعمل جمله خوب، بسیار با ارزش است.

برداشتن اولین گام

  1. خواندن مطالب گوناگون در نوشتن خلاقانه کمک می کند.
  2. زمانی که به دانش و آگاهی بیشتری دست یافتید، سبک نگارش تان از آن بهره مند خواهد شد و بهبود خواهد یافت.
  3. به هر مطلبی که می نویسید، به دیده انتقادی بنگرید.
  4. دریابید که چگونه متخصصان دیگر، در مورد موضوعاتی شبیه موضوع های شما، می نویسند.

ترکیب بندی صحیح جملات

  1. جملات را به خوبی ساختاربندی کنید، تا خواننده علاقه و رغبت خود را به آن از دست ندهد.
  2. از به کارگیری عبارات بی مفهوم، یا منظور کردن هرگونه اطلاعات زائدی که مبهم به نظر می رسند، اجتناب کنید.
  3. معانی لغات را بررسی و کنترل کنید تا دامنه لغات تان گسترش یابد.
  4. از اشتباهات زمینه ای اجتناب کنید، به خاطر این که افراد ممکن است به شما بخندند نه با شما.

به کارگیری لحن های متفاوت

  1. نوشتن به لحن انفعالی، باعث رویکرد پرخاشگرانه کمتری می گردد.
  2. جملات کوتاه برای ارسال اطلاعات مشخص، سودمند هستند.
  3. اگر می خواهید، قاطع، مصمم و یا الهام بخش باشید، استفاده از لحن فعال بهترین گزینه است.
  4. گفتن «نه» به دیگران با سبک انفعالی، بهتر به نظر می رسد.
  5. برای به کارگیری سبک نگارش سیاست مدارانه، تصویر کنید، که شخص موردنظر رو در روی شما ایستاده است.
  6. هنگام ارایه دستورالعمل ها، از به کارگیری اصطلاحات مبهم خودداری کنید.
  7. دقیق باشید. به جای استفاده از ضمایر، از نام ها استفاده کنید.

آگاهی از قواعد

  1. هنگام بازنویسی، از فرهنگ لغت استفاده کنید و نکات دستوری به کار گرفته را بررسی و کنترل کنید.
  2. نخست به طور آزاد بنویسید، اما بعد آن را دوباره خوانی و اصلاح کنید.
  3. آگاهی از قواعد دستوری پایه، فقط نقطه آغاز خوب نوشتن است.
  4. تصحیح املای مطالب برای اعتبار ارتباطات، اساسی است.
  5. برای افزایش دامنه لغات خود، به بررسی و استفاده از فرهنگ لغت اقدام کنید.
  6. از لغات و عبارات بیگانه، خیلی کم استفاده کنید.
  7. استفاده از لغات عامیانه، فنی، کلیشه ای و باب روز را کاهش دهید.

ارایه کار

  1. سعی نکنید از رسم الخط (فونت) های متفاوتی برای چاپ مطالب خود استفاده کنید، به خاطر این که باعث سردرگمی و اشتباه خواننده خواهد شد.
  2. نخست متن را بنویسید، سپس درباره چگونگی بررسی آن فکر کنید.
  3. رنگ هایی را انتخاب کنید، که مناسب مندرجات متن و خواننده است.
  4. رنگ ها را زیرکانه و با دقت انتخاب کنید تا متن تان به یک سند پر زرق و برق و خوش نما، تبدیل نگردد.
  5. تصویرها، باعث جلب توجه خواننده می شوند.

مثبت نوشتن

  1. نویسندگان خوب، همیشه اطلاعات مثبت را ارایه می کنند، تا منفی.
  2. همیشه اطمینان حاصل کنید، که به روش غیر تبعیض آمیز مطلب می نویسید.

برقراری ارتباط با خواننده

  1. سبک نگارش شما نباید باعث نگرانی یا از دست دادن توجهات خواننده گردد.
  2. قبل از ارسال متن، به طور حتم آن را دوباره بازخوانی کنید.

 

📖 ساختاردهی متن اصول نگارش کارامد

شما برای یادگیری مهارت ها و روش های نوشتن، نیاز به درک چگونگی ساختاردهی کار و ایجاد یک روش کاری کارآمد دارید.

ایجاد رویه ها

  1. اطمینان حاصل کنید، که متن شما از یک قسمت به قسمت دیگر، ارتباط دارد.
  2. در مورد موضوع فکر کنید، سپس در مورد چگونگی عقایدتان برنامه ریزی کنید.
  3. متن خود را همانند موسیقی دانی که یک قطعه موسیقی را می نویسد، ترکیب بندی کنید.
  4. همه قسمت های مختلف یک متن را برای اطمینان از معنی دار و قابل فهم بودن آن، با هم مرتبط کنید.
  5. با داشتن رئوس کلی مطالب، زمان را از دست نخواهید داد.
  6. نیازهای واقعی خواننده را از علایق صرف وی، تفکیک کنید.
  7. کلیه اطلاعات، باید با شواهدی همراه شوند.

استفاده از هرم معکوس

  1. قالب هرم معکوس، برای خلاصه سازی های اجرایی، ایده آل است.
  2. در هرم معکوس، نخست جزییات اساسی را قرار دهید، بعد، داده حمایتی و در آخر، داده اضافی.
  3. خواننده را با جزییات غیر ضروری، سردرگم نسازید.
  4. اطلاعات باید به طور شایسته، حرفه ای و محترمانه ارایه شوند.
  5. بهتر است پیشنهادهای استخدام، با استفاده از ساختار هرم معکوس ارایه شوند.

نوشتن گزارش های تجاری

  1. اساس گزارش نویسی، ارایه واقعیات صریح و مختصر است.
  2. گزارش شما بایستی از رئوس کلی مقدمه پیروی کند.
  3. گزارش باید باعث آگاهی، تشریح دقیق جزییات جهت درک آسان تر و نتیجه گیری درست شوندذ.
  4. اطلاعات غیر قابل توجه را به دیگران منتقل نکنید. به جای قضاوت شخصی، به ارایه واقعیات بپردازید.

استفاده از فرایند پرسش و پاسخ

  1. عمومی ترین مشکلاتی را که شاید خواننده از آن برخوردار است، پیش بینی کنید.
  2. با طرح سوالات چندگانه، خوانندگان را سردرگم نکنید. در یک زمان فقط به طرح یک سوال مبادرت ورزید.
  3. زمانی از ساختار پرسش و پاسخ استفاده کنید، که داده یا اطلاعات زیادی را برای انتقال در خود دارد.
  4. ارایه اطلاعات حیاتی و اجتناب از انحراف نسبت به موضوع را هدف خود قرار دهید.

شناسایی مشکلات و پیشنهاد راه حل ها

  1. یک سبک نگارش دوستانه، همیشه به خوبی دریافت خواهد شد.
  2. در مورد سبک نگارش خود، عقلایی فکر کنید و از عبارات و لغات احساسی اجتناب کنید.
  3. پیشنهادها را به طور واضح ارایه کنید، اما به دریافت کننده، اجازه انتخاب راه حل ها را بدهید.
  4. مخاطب شما، زمانی را برای اتلاف در اختیار ندارد، بنابراین بر روی نکاتی که تمایل به ارایه و حفظ آن ها به طور مختصر و مفید دارید، تمرکز کنید.
  5. به طور واضح، منطقی و هدفمند بنویسید.
  6. راه حل ها را به طور کارامد و با رعایت احترام و ادب ارایه کنید.

 

📖 به کارگیری قالب های روزانه در اصول نگارش کارامد

نوشتن نامه ها

دستیابی به سبک درست ارایه اطلاعات در اغلب اشکال ارتباطات، ضروری است. تعداد کمی از قواعد ساده به شما در ساختاردهی کارآمد نامه ها، پست های الکترونیکی فروش و تبلیغ مستقیم از طریق پست و گزارش ها کمک می کند.

  1. از زیاده گویی اجتناب کنید. نامه را به طور کامل بخوانید و مطالب تکراری را حذف کنید.
  2. هنگام نوشتن آدرس نامه ها، دقت کنید که آدرس و کدپستی صحیح را در اختیار دارید.
  3. برای دسترسی آسان، از یک کد عطف برای نامه ها در رابطه با موضوع واحد استفاده کنید.
  4. از پایان های غیر متعارف همانند «این همه چیزی است که اکنون در نامه آمده است» اجتناب کنید.
  5. از اصطلاح «با رعایت احترام» در انتهای نامه ها برای اشخاصی که نمی شناسید، استفاده نکنید.
  6. به تکرار اطلاعات مشترک (تا آنجا که امکان دارد) به طور مختصر و مفید، مبادرت ورزید.

نوشتن پست های الکترونیک

  1. استفاده بیش از حد از حروف بزرگ و سیاه، باعث دشواری خواندن پست الکترونیکی می گردد.
  2. با استفاده از گزینه پاسخ، نسبت به ارسال پاسخ پست های الکترونیکی طی 24 ساعت اقدام کنید.
  3. به هنگام تعیین موضوع پست الکترونیکی دقیق باشید و آن را برای خوانندگان تان مشخص کنید.

ترکیب بندی نامه های مربوط به فروش یا تبلیغ مستقیم از طریق پست

  1. نرخ پاسخ شناسایی شده خوب در سطح بین المللی، سه درصد است.
  2. پرداخت هزینه پستی ارسال پاسخ نامه، پاکت، تمبر، بیمه و … از سوی شما، باعث افزایش تاثیر پاسخ خواهد گردید.
  3. خواننده را به طور مستقیم با کلمه «شما» برای جلب توجه، مورد خطاب قرار دهید.

ارایه گزارش های تجاری

  1. یک صفحه عنوان خوب ارایه شده در گزارش، تاثیر خوبی خواهد داشت.
  2. نکات کلیدی مباحث گزارش را در مقدمه ارایه کنید.
  3. خلاصه، به طور دقیق مختصری از مطالب گزارش است.
  4. مطالب حمایتی، از قبیل داده را در ضمیمه قرار دهید.
  5. اهداف را در مقدمه گزارش، خلاصه کنید.
  6. اطلاعات تحلیلی و پیشنهادهای مفید را در گزارش خود همراه کنید.
  7. گزارش ها را با یک روش جذاب برای جلب توجه خواننده ارایه کنید.
  8. هرگونه اطلاعات تکمیلی را در گزارش خود در یک ضمیمه یا یکسری از ضمایم قرار دهید.

 

برای ارزیابی مهارت های نگارش خود به پرسشنامه زیر پاسخ دهید.

ارزشیابی مهارت های نگارش
پرسشنامه ارزشیابی مهارت های نگارش

منبع: مجموعه کتاب های مدیریت موفق

سازماندهی امور

نویسندگان: موی علی، ربه کا تی، جان اتین، ترنس بریک، روی جانسون، بن رن شاو، کن لانگذن، رابرت هولدن، جورج بولدن، اندی بروس، جان سی مور، کریستینا آزبورن، مارتین شروینگتون

مترجم: سید کاظم بنی هاشمی

انتشارات نسل نو اندیش (www.naslenowandish.com)

واتساپ را باز کنید
چه راهنمایی نیاز دارید؟