سازماندهی امور

ارزشیابی مهارت های خویش به عنوان شخصی وظیفه شناس

سازماندهی امور، مجموعه اول مدیریت موفق است و شامل:

  1. مقدمه
  2. آمادگی برای اقدام فوری
  3. اقدام فوری
  4. تصمیم گیری منطقی
  5. مدیریت اطلاعات
  6. یادگیری از تجربه

مقدمه

در بخش سازماندهی امور، اهداف پیش بینی شده و قابل دستیابی در برنامه کاری و بودجه، از علل بسیار مهم موفقیت در هر سازمانی هستند. سازماندهی، ناکارآمدی در محیط کار را در نظر می گیرد و روش های عملی را جهت کمک به شما و گروه تان در شناسایی اهداف، اولویت های کاری، سازماندهی کارآمد زمان، مهار مشکلات و استفاده از تجربه به عنوان فرایند تصمیم گیری پیشنهاد می دهد. به کارگیری رویکرد اقدام فوری به شما در بالا بردن عملکرد یاری می رساند و اجازه بهینه سازی اوقات فراغت و کارآمدی در تمام جنبه های زندگی تان را عطا می کند.

در سراسر این کتاب، 101 مورد نکته کلیدی، به عنوان نصایح عملی وجود دارد که شما را در بهبود کارهای روزمره به همراه یک پرسشنامه ارزشیابی خوشتن جهت ارزیابی عملکردتان و  حفظ مسیر پیشرفت یاری می رساند.

🚦 آمادگی برای اقدام فوری در سازماندهی امور

افرادی که بر اساس رویکرد اقدام فوری عمل می کنند، بر روی فعالیت های مهمی متمرکز می شوند، که برای تکمیل کارها جهت دستیابی به اهداف خود به آن ها نیاز دارند.

تعریف اصطلاح

  1. افرادی که براساس رویکرداقدام فوری عمل می‌کنند،برروی فعالیت‌های مهمی تمرکزمی‌کنندکه برای تکمیل کارجهت دستیابی به اهداف خودبه آن‌ها نیازدارند.
  2. اطمینان دهید که افراد را به محض کامل شدن وظیفه محوله آگاه خواهید کرد.
  3. فعال و آینده ساز باشید، نه این که برای اقدام و برانگیخته شدن منتظر باقی بمانید.

شناخت اهداف

  1. اهداف خاص کاری خود را تعیین و موافقت رهبر گروه را جلب کنید.
  2. وظایف مهم را از سایر وظایف غیرضروری تفکیک کنید.
  3. اطمینان حاصل کنید که شرح شغل شما به روز و مناسب است.

انتخاب برای اقدام

  1. به خاطر داشته باشید، به محض این که اهداف خود را شناسایی کردید، می توانید فکر خود را بر روی آن ها متمرکز کنید.
  2. عوامل محرکه روزمره ای را شناسایی کنید، که بایستی در برابر آن ها واکنش نشان دهید.
  3. در صورت آگاهی قبلی از اقدامات مورد نیاز، بی درنگ اقدام کنید.

اقدام کارآمد

  1. قبل از تصمیم گیری، اطلاعات مربوطه را گردآوری کنید.
  2. فرایند کاری خود را نقد کنید و روش هایی برای بهبود آن ها بیابید.
  3. بررسی کنید که آیا از کارهای مشکل صرف نظر می کنید یا خیر.

آغاز اقدام فوری

  1. به خاطر داشته باشید، اگر از مساله ای صرف نظر کنید، ممکن است به یک بحران تبدیل شود.
  2. نکاتی را اِعمال کنید، که شما را به روش بهتری برای انجام کارها هدایت می کنند.
  3. انتظار از افراد را در یک سطح قابل دستیابی تنظیم کنید.
  4. بایگانی خود را به روز و قابل دستیابی کنید.
  5. دریابید که پاسخ کامل می تواند با تاخیر زیاد همراه شود.
  1. به خاطر داشته باشید که اقدام فوری نسبت به رها کردن کار، زمان کمتری را به خود اختصاص می دهد.

تصمیم گیری، نه برای اقدام

  1. دریابید که گاهی اوقات، تصمیم گیری برای عدم اقدام بسیار کارآمدتر است.
  2. بررسی کنید، که اقدام شما در واقع به خاطر نیاز شما به اقدام بوده است.
  3. به خاطر داشته باشید، که اگر تصمیم گرفته اید، کاری را انجام ندهید، آن را به افراد مربوطه اطلاع دهید.

🚦 اقدام فوری در سازماندهی امور

اقدام فوری اغلب کارامدتر از اقدام با تاخیر است. درباره مساله ای تصمیم گیری کنید که نیاز به اقدام دارد. اطمینان حاصل کنید که تصمیم شما بر اساس درک درستی از واقعیات باشد و سپس بی درنگ اقدام کنید.

تنظیم فهرست اقدامی

  1. در خارج کردن اقدامات نامربوط از فهرست اقدامی خود، صریح و قاطع باشید.
  2. وظایفی را در نظر بگیرید، که امکان واگذاری آن به دیگران وجود دارد.
  3. اطمینان حاصل کنید که کارهای دیگران را انجام نمی دهید.
  4. فهرست اقدامی خود را بارها مرور و بر اساس یک نظم منطقی با گروه خود در مورد آن بحث و گفت و گو کنید.
  5. از رتبه های اولویتی در برنامه ریزی کاری خود استفاده کنید.
  6. اطمینان حاصل کنید، که گروه شما تفاوت بین اقدامات مهم و اقدامات فوری را درک می کند.
  7. برای خود زمانی جهت بررسی فرصت ها در نظر بگیرید.
  8. به پیش بینی و جلوگیری از بروز مشکلات، قبل از وقوع آن ها بپردازید.

استفاده عقلانی از زمان

  1. برای مشخص شدن ضرب الاجل اقدامات، به فهرست اقدامی خود مراجعه کنید.
  2. زمان مقتضی برای پروژه را اضافه کنید، از این رو می توانید تاخیرهای پیش بینی نشده را اداره کنید.
  3. مدت زمان لازم جهت انجام وظایف را به طور واقع بینانه برآورد کنید.

اجتناب از اتلاف وقت و تاخیر در انجام کار

  1. سعی کنید هنگام مواجهه با مشکلات، صبح ها را برای انجام اولین اولویت اقدامی، در نظر بگیرید.
  2. علت به تعویق انداختن کارها از سوی خود را تجزیه و تحلیل کنید.
  3. به خاطر داشته باشید که اتلاف وقت و تاخیر در انجام کار، مشکل را حادتر می کند.

فراهم کردن موجبات اقدام

  1. اعتبار و شهرتی از نظر قدرت تصمیم گیری قاطع و سریع به دست آورید و با ابتکار، عمل کنید.
  2. درگیر وظایفی بشوید، که نقاط قوت شما را به کار می گیرند.
  1. انعطاف پذیر باقی بمانید، زیرا می توانید خود را با وضعیت های جدید سازگار کنید.
  2. در صورت پیش بینی یک مشکل احتمالی، برنامه را تغییر دهید.

مشارکت با دیگران

  1. مراقب باشید که همه اعضای گروه در جهت اهداف واحد تلاش کنند.
  2. از اعضای گروه بخواهید، که همواره رفتار با مشتری را به طور ذهنی تمرین کنند.

🚦 تصمیم گیری منطقی در سازماندهی امور

اگر با گزینه های گوناگون برای شروع مواجه شدید، مانع از اقدام فوری اشخاص وظیفه  شناس و آماده به کار شوید، به طور انتقادی بیندیشید و از طریق فرایند تصمیم گیری حرکت کنید. به سازماندهی تفکر و بهبود تصمیمات خود مبادرت ورزید.

ارزش تفکر

  1. به خاطر داشته باشید که تصمیمات خوب، نتیجه اندیشیدن کارامد است.
  2. برای اندیشیدن در مورد روش ثبت وقایع (یادداشت برداری) به طور هفتگی به برنامه ریزی زمان اقدام کنید.
  3. این واقعیت را بپذیرید که نداشتن پاسخی جهت ارایه، نشانه نقطه ضعف شما نیست.
  4. به تمرین فرایند تصمیم گیری بپردازید، تا زمانی که خود به خود و از روی عادت صورت گیرد.
  5. در جست و جوی اساسی ترین و مهم ترین پیامد و تمرکز بر آن باشید.

درک علل

  1. به خاطر داشته باشید که راه حل کامل (مطلق) دیر به دست می آید و آن، هدیه ای رایگان برای رقباست.
  1. اطمینان حاصل کنید که علت واقعی وقوع مجدد مشکل را درک می کنید.
  2. نظرخواهی از مشتریان را به عنوان کمکی جهت تجزیه و تحلیل علل مشکلات در نظر بگیرید.
  3. از تصور این نکته اجتناب کنید، که فقط یک علت آشکار برای مشکلات وجود دارد.

به کارگیری یک فرایند

  1. فرایند مورد استفاده خود را به همکاران و اعضای گروه اعلام کنید.
  2. با دیگران در مورد مساله بحث و گفت و گو کنید، تا به شما در تصمیم گیری کمک کنند.
  3. قبل از تصمیم گیری، کلیه مسایل را در نظر بگیرید.
  4. تصمیماتی را که مجبور به گرفتن آن ها هستید، تجزیه و تحلیل کنید.
  5. فهرست کاملی از معیارهای تصمیم گیری خود را تهیه کنید.
  6. موضوع پدید آوردن افکار خلاق با گروه را نشانه بروید.
  7. اطمینان حاصل کنید، که افکار جدید قابل دستیابی هستند.
  8. هنگام تصمیم گیری، نخست برنامه ریزی و سپس اقدام کنید.

انتخاب راه های کوتاه

  1. محیطی را به وجود آورید که فرایند تصمیم گیری به موقع را ترغیب می کند.
  2. گروه را به جست و جوی بهترین تصمیم تا یک گزینه آسان ترغیب کنید.
  3. به خاطر داشته باشید که یک تصمیم، یک راه حل پایدار و دائمی نیست و می تواند منجر به وقوع مجدد یک مشکل گردد.

اجرای تصمیم

  1. به خاطر داشته باشید، که هرگز از موافقت افراد درگیر با مساله در کمک به خودتان مطمئن نباشید.
  2. بررسی کنید که چگونه پیشنهادهای جدید، بر تصمیمات موجود، تاثیر می گذارند.
  3. اطمینان حاصل کنید که تصمیم شما، بر اهدافتان موثر خواهد بود.
  4. زمانی را برای آماده کردن ارتباطات خود در نظر بگیرید.
  5. بحث و گفت و گوی عقلانی را با اشتیاق و هیجان ترکیب کنید.

🚦 مدیریت اطلاعات در سازماندهی امور

اشخاص وظیفه شناس و آماده به کار زمانی قادام می کنند که تصمیم خود را بر اساس اطلاعات مورد نیاز گرفته باشند. اطلاعات خود را سازماندهی کنید تا بتوانید بهره وری کلی خود را حداکثر کنید.

گردآوری واقعیات

  1. اطلاعاتی را شناسایی و جمع آوری کنید، که در زمان تصمیم گیری به آن ها نیاز دارید.
  2. ارزیابی کنید که مدام یک از راه های دستیابی به اطلاعات، سودمند است.
  3. مزایای گردآوری واقعیات مربوطه را قبل از برگزاری جلسه، تشخیص دهید.
  4. افرادی که مسئول تهیه دستور جلسه هستند، باید تمایل به تحت کنترل داشتن جلسه را داشته باشند.

ساختاردهی اطلاعات

  1. ساختار بایگانی خود را به منظور اطمینان از مناسب بودن آن، مرور کنید.
  2. مطمئن شوید، که اطلاعات را به شخص درگیر منتقل کرده اید.
  3. ساختار بایگانی خود را تا حد امکان ساده و آسان نگه دارید.
  4. گروه خود را به استفاده از ساختار بایگانی سازمان ترغیب کنید.
  5. اطمینان حاصل کنید که می توانید برچسب فایل (پرونده) را به محض باز کردن قفسه بایگانی، مشاهده کنید.
  6. فهرست بایگانی الکترونیکی خود را به عنوان یک مرجع، چاپ کنید.
  7. اطمینان حاصل کنید، که کلید اطلاعات به آسانی قابل دستیابی است.
  8. دسترسی روزانه به بعضی از اطلاعات را به خاطر داشته باشید.

درک گزینه های فناوری

  1. زمانی را برای طراحی یک روش بایگانی الکترونیکی منطقی اختصاص دهید.
  2. زمانی را برای یادگیری مهارت های جدید از سی دی های آموزشی (برنامه های آموزشی) و آموزش دهندگان رایانه در نظر بگیرید.
  3. اطمینان حاصل کنید که وقایع روزانه در رایانه، برای گروه قابل دستیابی است.
  4. از اندیشیدن و اختصاص زمان برای حوادث غیر منتظره در وقایع روزانه خود صرف نظر کنید.

به کارگیری فناوری ها

  1. دریابید که چگونه فناوری های جدید می توانند در حداکثرسازی عملکرد به شما کمک کنند.
  2. هنگام جست و جوی داده در اینترنت، مراقب باشید که از زمان به طور کارامد استفاده کنید.

کمک به دیگران جهت اقدام فوری

  1. اطمینان حاصل کنید، که اطلاعات را فقط برای اشخاص مربوطه ارسال کرده اید.
  2. از کارکنان بچرسید که آیا آن ها اطلاعات ارسالی شما را از سایر بخش های سازمان هم دریافت کرده اند؟
  3. به خاطر داشته باشید که در اغلب موارد، خلاصه سازی اطلاعات نسبت به ارایه کامل آن ها مطلوب تر است.

🚦 یادگیری از تجربه در سازماندهی امور

یک راه برای تبدیل شدن به یک شخص بسیار منظم و سازماندهی شده، در اختیار گرفتن تمام درس هایی است که از تجربیات گذشته فرا گرفته اید. درباره چگونگی بهترین شیوه استفاده از تجربیات خود بیندیشید.

تمرکز بر روی بهبود

  1. دریابید که به محض توقف یادگیری، کارامد بودن خود را هم متوقف خواهید کرد.
  2. زمانی را برای تامل در مورد روش های بهبود فرایند اختصاص دهید.

در اختیار گرفتن بهترین روش های انجام کار

  1. در اختیار گرفتن بهترین روش های انجام کار
  2. از تجربیات گذشته و مزیت تصمیمات بهبود یافته به عنوان مبنایی برای پیشرفت های آتی استفاده کنید.
  3. گروه را جهت کار با الگو ترغیب کنید.
  4. تصمیمات موفقیت آمیز را به عنوان یک الگو ثبت کنید.
  5. مطمئن شوید، که گروه می تواند به الگو در یک فایل مشترک، به سرعت و به آسانی دسترسی داشته باشد.

تسهیم بینش

  1. گروه و شرکای تجاری را در بینش موفقیت آمیز خود سهیم کنید.
  2. از افراد به خاطر بینش و استنباط های آن ها تشکر کنید، تا در آینده مشارکت بیشتری داشته باشند.
  3. اطمینان حاصل کنید که اعضای گروه، اطلاعات را ثبت و ذخیره می کنند.

هدایت یک زندگی متعادل

  1. به خاطر داشته باشید که بحث و گفت و گو با دیگران، باعث کاهش فشار روانی کاری خواهد شد.
  2. در صورت امکان از یک اتاق جداگانه جهت کار در منزل استفاده کنید.
  3. به برنامه ریزی هفتگی زمان، به عنوان تمرین منظم، مبادرت ورزید.
  4. به خاطر داشته باشید که تمرینات بدنی سطح انرژی شما را افزایش می دهند.
  5. دریابید که کار زیاد و فشار روانی می تواند به توانایی شما در گرفتن تصمیمات کارامد آسیب برساند.

برای ارزیابی مهارت های خود به پرسشنامه زیر پاسخ دهید.

ارزشیابی مهارت های خویش به عنوان شخصی وظیفه شناس
ارزشیابی مهارت های خویش به عنوان شخصی وظیفه شناس

منبع: مجموعه کتاب های مدیریت موفق

نویسندگان: موی علی، ربه کا تی، جان اتین، ترنس بریک، روی جانسون، بن رن شاو، کن لانگذن، رابرت هولدن، جورج بولدن، اندی بروس، جان سی مور، کریستینا آزبورن، مارتین شروینگتون

مترجم: سید کاظم بنی هاشمی

انتشارات نسل نو اندیش (www.naslenowandish.com)

واتساپ را باز کنید
چه راهنمایی نیاز دارید؟