ارزشیابی کارکنان

ارزشیابی کارکنان، مجموعه هشتم مدیریت موفق است و شامل:

1. مقدمه
2. درک هدف
3. آماده شدن برای ارزشیابی
4. مدیریت ارزشیابی
5. پیگیری ارزشیابی

 

💡مقدمه

توانایی به کارگیری ارزشیابی برای برانگیختن کارکنان، یکی از مهارت های کلیدی مدیریت است. در صورت تمایل کارکنان به استفاده از نقاط قوت، دستیابی به تمام توانایی های بالقوه و مشارکت حداکثر در سازمان به عنوان مبنایی برای پیشرفت آینده ارایه بازخورد منظم، سازنده و مفید در مورد عملکرد، حیاتی است.

این مجموعه با 101 نکته کلیدی و پرسشنامه ارزشیابی خویشتن، به شما برای ارزیابی مهارت هایتان به عنوان یک ارزیابی کننده کمک می کند.

هرچند برای دستیابی به اهداف ذکر شده نیاز به کاربرد پرسشنامه های عینی و هنجار شده مناسب برای سنجش وضعیت سازمان الزامی است. 

 

💡 درک هدف در ارزشیابی کارکنان 

ارزشیابی کارآمد، اصل اساسی مدیریت موفق است. نحوه فرایند ارزشیابی و مزایای حاصل از یک مجموعه به خوبی اداره شده، برای کارکنان و سازمان ها را درک و شناسایی کنید.

پیشرفت کارکنان

1. کارکنان را به کار با تمام توانایی بالقوه شان برای نتایج مطلوب ترغیب کنید.
2. به هنگام مشاهده عملکرد خوب از طرف کارکنان، باید از آن ها قدردانی به عمل آورید.
3. تلاش کنید، که افراد از میزان اهمیت خود برای سازمان آگاه باشند.

تعریف انواع ارزشیابی

1. مطمئن شوید که کارکنان، نحوه ارزشیابی شدن خود را درک می کنند.
2. دریابید که دیگران در سازمان شما، چگونه به عملکرد یک ارزشیابی شونده می نگرند.
3. سوالاتی که راجع به مشتریان است، باعث ارایه بازخورد سودمند می شود.
4. بازخورد را برای اطمینان از با ارزش بودن آن برای ارزشیابی شونده، به دقت ارزیابی کنید.

هدف گذاری

1. برای آینده برنامه ریزی کنید و هرگونه تغییرات آتی را مدنظر داشته باشید.
2. مطمئن شوید، که برای ورود کارکنان جدید آماده هستید.
3. از ارزشیابی، به عنوان فرصتی برای کسب اطمینان از واقع بین بودن افراد، درباره توانایی های بالقوه شان استفاده کنید.
4. سعی کنید افکار سازنده خود را عملی کنید.

دستیابی به اهداف

1. بررسی کنید، که معیارهای عملکرد، چالشی اما قابل وصول هستند.
2. اهداف گسترده، اما واقع بینانه ای را برای برانگیختن کارکنان تعیین کنید.
3. از اهداف به عنوان روش دستیابی تیم کاری به تمرکز و کار گروهی استفاده کنید.
4. برای انعطاف پذیر بودن آماده باشید. در صورت لزوم، باید یک تغییر وضعیتی داشته باشید.

واگذاری امور به کارکنان

1. بر این مبنا کار کنید، که هر کس تمایل به انجام یک کار خوب را خواهد داشت.
2. از اعضای تیم، درباره نظراتشان راجع به روش آتی پرس و جو کنید.

پاداش دادن به موفقیت ها

1. دقت کنید، که پاداش ها با اهداف سازمانتان در ارتباط باشند.
2. همیشه به قول های داده شده در مورد پاداش به اعضای تیم، جامه عمل بپوشانید.
3. سعی کنید عوامل انگیزشی هر یک از کارکنان را دریابید.
4. به خاطر داشته باشید، که یک موفقیت کوچک اغلب عامل موفقیت های بیشتر است.

 

💡 آماده شدن برای ارزشیابی در ارزشیابی کارکنان

آمادگی خوب، یک بخش اساسی از ارزشیابی کارآمد است. هر جنبه از بحث و گفتگو را به طور کامل برنامه ریزی و از آمادگی آرمانی ارزشیابی شوندگان برای تضمین یک پیامد موفق اطمینان حاصل کنید.

آماده شدن

1. با تفکر درباره ارزشیابی از قبل، بیشترین استفاده را از آن به عمل آورید.
2. برای صحبت درباره شغل یا وظیفه برنامه ریزی کنید، نه درباره شخص.
3. ابتدا مطمئن شوید که تمام مستندات مورد نیاز ارزشیابی را در اختیار دارید.

ارزیابی عملکرد

1. شرح شغل را با سازمان هم تراز کنید، نه با شخص.
2. در جست و جوی علل عملکرد پایین باشید.
3. واقعیات را مرور کنید و به شایعه یا شنیده های خود توجه نکنید.
4. بررسی کنید که آیا کارکنان از زمان کافی برای تمرکز بر روی توسعه برخوردار بوده اند؟

شناسایی اهداف

1. اهداف یک برنامه را در ارتباط با خط مشی و اهداف سازمان قرار دهید.
2. فهرستی از اهداف خاص را برای خود و تیم تان آماده کنید.
3. بلندپرواز باشید و همیشه به هنگام هدف گذاری، اهداف بالایی را در نظر بگیرید.
4. همیشه سعی کنید که در انتظارهای خود از دیگران ثبات داشته باشید.
5. بر روی آن چه که ایده آل خواهد بود تمرکز کنید، نه بر روی آن چه که در حال حاضر در حال دستیابی است.

برنامه ریزی آینده

1. از قدرت کنترل در مورد تجزیه و تحلیل خط مشی شرکت، راجع به توسعه کار راهه شغلی برخوردار باشید.
2. فقط قول هایی را بدهید، که به راستی می توانید به آن ها عمل کنید.
3. مشکلاتی را که ممکن است مانع رسیدن ارزیابی شونده به اهدافش گردند، شناسایی کنید.
4. بررسی کنید، که آیا افراد، زمانی را برای دادن حمایت هایشان در اختیار دارند؟

برقراری جو مثبت

1. درباره مسائلی که راجع به اعتماد و احترام به ارزیابی شونده مورد بحث قرار گرفته است، احترام قائل شوید.
2. از گفتن یک مطلب به یک فرد و مطلب دیگر به شخص بعدی اجتناب کنید.
3. وقتی که می خواهید به یک روش مثبت ادامه دهید، برای ارزشیابی برنامه ریزی کنید.
4. مطمئن شوید که به جای بازنگری ذهنی، ارزشیابی عینی انجام می دهید.
5. از ارزشیابی شونده بخواهید که موفقیت ها و احساسات شبیه موفقیت ها و احساسات خود را بیان کند.

برنامه ریزی ساختاری

1. اطمینان حاصل کنید که هر ارزشیابی از ساختار شش مرحله ای یکسانی تبعیت می کند.
2. برای اطمینان از بهبود تمرکز و توجه بر روی نکات کلیدی، سعی کنید دستور کار جلسه را تا حد ممکن محدود کنید.
3. بر روی موضوع هایی که بر روی عملکرد تاثیر مستقیم دارند تمرکز کنید.

 

💡 مدیریت ارزشیابی در ارزشیابی کارکنان

مدیریت ارزشیابی شامل طراحی دقیق مراحل بحث و گفتگو است. با پی گیری یک قالب تنظیمی در حالیکه در تمام طول جلسه، انعطاف پذیر باقی می مانید، به یک ارزیاب کارآمد تبدیل می شوید.

معرفی جلسه ارزشیابی

1. مطمئن شوید که ارزیابی شونده به طور دقیق از انتظارهای موجود آگاهی دارد.
2. هرچه سریع تر ارزیابی شونده را در یک وضعیت آرام و راحت قرار دهید.
3. بر این مورد تاکید نمایید که ارزشیابی نتیجه مثبتی را در بر خواهد داشت.
4. بررسی نمایید که شما و ارزیابی شونده در یک جهت یکسان جلسه را آغاز نمایید.

توافق درباره دستور کار جلسه

1. بر روی مسایلی که به اهداف کل تیم مربوط هستند تمرکز کنید.
2. از انحراف به خاطر مسایل جزئی، اجتناب کنید.
3. توجه کنید که ارزیابی شونده به طور کامل در تنظیم دستور کار جلسه مشارکت کند، تا احساس به حساب آمدن و مشارکت کند.

ترغیب بحث و گفتگو

1. به طرح سوالات برای دستیابی به مشارکت ارزیابی شونده ادامه دهید.
2. به محض شروع سخن گفتن از جانب ارزیابی شونده، از دخالت کردن خودداری کنید.
3. چگونگی تبدیل مهم ترین سوالات بسته – پاسخ را به سوالات باز – پاسخ بررسی کنید.
4. اگر یک ارزشیابی شونده گیج و مغشوش به نظر می رسد، اطمینان حاصل کنید که از کلمات مبهم و غیر قابل درک استفاده نمی کنید.

واقع بین بودن

1. پایبندی به زمان در نظر گرفته شده برای جلسه ارزشیابی را نشانه بروید.
2. در صورت اشاره ارزیابی شونده به یک مشکل، بی درنگ به آن توجه کنید.
3. فضای گفت و گو را آرام نگه دارید، اما از گفت و گوی زیاد و تلف کننده زمان خودداری کنید.
4. سعی کنید طی فرایند ارزشیابی، بیشتر قول دهید و بعد از ارزشیابی بیشتر عمل کنید، نه این که قول دهید و بعد پشیمان شوید.

درک علایم

1. از توجه بیش از حد به یک اشاره خاص خودداری کنید و در جست و جوی حرکات یا اشارات متفاوت باشید.
2. در صورت مضطرب و نگران به نظر رسیدن یک ارزشیابی شونده، مراقب باشید که خودتان آرام و راحت به نظر برسید.
3. به حرکات چشم ارزیابی شوندگان توجه کنید، چرا که این حرکات می توانند نشان دهنده بسیاری از نکات مخفی و احساسات ابراز نشده باشند.
4. به خاطر داشته باشید که ارتباط غیر کلامی (ایما و اشاره) رساتر از کلمات است.
5. آگاه باشید که اگر یک ارزیابی شونده به پشت تکیه می دهد و دست هایش را به طور متقاطع قرار می دهد، نشانه بی میلی است.
6. از حرکات (اشارات) و وضعیت نشستن بدن خود در تمام اوقات آگاه باشید.
7. با یک لبخند دوستانه، ارزیابی شونده را ترغیب کنید.

ارزیابی تعهد

1. در صورت یافتن تردیدها، سوالاتی را برای دستیابی به میزان تعهد ارزیابی شونده مطرح کنید.
2. بررسی کنید که فرد ارزیابی شونده تا چه حد مسئولیت ها را مشتاقانه می پذیرد.
3. سوالات یا پیشنهادهای عملی، بیانگر آمادگی برای تعهد هستند.
4. بر عدم دخالت خود تاکید کنید، اما همچنان سعی کنید که با خبر باقی بمانید.
5. برای اجتناب از پذیرفتن یک «بله بدون تفکر» مراقب باشید.

بازنگری تعهد

1. سعی به پیش بینی پاسخ های منفی و برنامه ریزی چگونگی برخورد با آن ها کنید.
2. زمان درخواست راهنمایی از همکاران یا متخصصان را تشخیص دهید.
3. برای خونسرد و آرام باقی ماندن و تحت کنترل داشتن فرد در تمام اوقات، به سختی تلاش کنید.

برخورد با مشکلات عملکرد

1. از روش های پرسش و پاسخ مفید برای یافتن راه حل ها استفاده کنید.
2. از بحث و گفت و گو درباره مشکلاتی که بر روی عملکرد تاثیری ندارند خودداری کنید.
3. در صورتی ذکه ارزیابی شونده برای اقدام فاقد انگیزه است، بر دستاوردها و پیشرفت های حاصله تاکید کنید.

بحث و گفتگو درباره توسعه

1. به هنگام برنامه ریزی، توسعه دوره زمانی بلندمدت را به خاطر داشته باشید.
2. بررسی کنید که برنامه های توسعه، پویا و به روز باقی مانده باشند.
3. مشخص کنید که چه نوع آموزشی، از قبل به وسیله ارزیابی شونده فرا گرفته شده است.
4. افراد را به استفاده از هر فرصتی برای توسعه ترغیب کنید.

بحث و گفتگو درباره آرمان ها و توانایی بالقوه

1. درباره چشم انداز بلندمدت به اندازه اهداف کوتاه مدت گفت و گو کنید.

برنامه ریزی اقدام

1. مراقب باشید که هر کسی مسئول و پاسخ گوی هر اقدام خود باشد.
2. همیشه تعهدات خود را به موقع انجام دهید.
3. به دقت به سخنان یک ارزیابی شونده گوش دهید و چگونگی ارایه عقایدش را بررسی کنید.
4. از تحمیل یک عقیده به ارزیابی شونده اجتناب کنید به او در استفاده از کلمات خودش اجازه دهید.
5. هر دو طرف ارزیابی شونده و ارزیاب، بایستی با درک یکسان ارزشیابی را ترک کنند.

 

💡 پیگیری ارزشیابی در ارزشیابی کارکنان

پی گیری ارزشیابی بعد از یک ارزشیابی، کلیدی برای حفظ انگیزش و پیشرفت است. برای استفاده از فرایند، بر فعالیت ها و توسعه، نظارت و کنترل داشته باشید و توانایی خود و ارزیابی شونده را ارزیابی کنید.

نظارت و کنترل بر پیشرفت

1. یک بازنگری کوتاه را انجام دهید، ولو این که فرد ارزیابی شونده به خوبی در حال پیشرفت باشد.
2. اطمینان حاصل کنید که احساسات افراد را درک می کنید.
3. سعی به شناخت نواحی مشکل زا برای ارزیابی شونده کنید.
4. تسهیم بینش و تجربیات در بین تیم کاری را بهبود بخشید.
5. آموختن مهارت های جدید برای افراد هرگز دیر نیست.
6. افراد را به خنوشامدگویی مشتاقانه به چالش ها ترغیب کنید.

ترغیب کار تیمی

1. به افراد در درک این نکته که تا چه اندازه از یکدیگر می توانند فراگیرند کمک کنید.
2. از تلاش های تیمی تقدیر به عمل آورید تا نشان دهید که به واقعیت کار گروهی افراد ارج می نهید.
3. کل تیم کاری را در برنامه ریزی توسعه برای آینده مشارکت دهید.
4. با تسهیم منابع، بیشترین سهم را از یک بودجه آموزشی به دست آورید.

ارزیابی خودتان

1. به عنوان یک منتقد با خودتان رفتار کنید، اما سازنده و مفید بودن را به خاطر داشتهت باشید.
2. از هر فرصتی برای یادگیری و تمرین مهارت های جدید استفاده کنید.
3. بررسی کنید که ارزشیابی ها، پیامدهای برنده – برنده را برای تمام افراد دیگر در بر داشته باشند.

برای ارزیابی مهارت های ارزشیابی خودتان به آزمون زیر پاسخ دهید.

منبع: مجموعه کتاب های مدیریت موفق

سازماندهی امور

نویسندگان: موی علی، ربه کا تی، جان اتین، ترنس بریک، روی جانسون، بن رن شاو، کن لانگذن، رابرت هولدن، جورج بولدن، اندی بروس، جان سی مور، کریستینا آزبورن، مارتین شروینگتون

مترجم: سید کاظم بنی هاشمی

انتشارات نسل نو اندیش (www.naslenowandish.com)